La productivité n'est pas forcément fonction du temps passé en réunion. Si les salariés passent en moyenne trois semaines par an en réunion, plus du double pour les cadres, ces réunions sont loin d'être toujours productives, indique une étude publiée mardi 6 juin.
Selon cette enquête réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1012 salariés d'entreprises de 500 salariés et plus (méthode des quotas) dans des secteurs économiques variés, les répondants passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an, et plus du double (6,2 semaines) pour les cadres.
Mais à peine plus de la moitié (52%) de ces réunions sont considérées comme productives. 18% des salariés déplorent qu'il n'y ait "pas d'ordre du jour" ou "d'objectif clairement défini" et 26% ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions. Pourtant, 75% des mêmes répondants déclarent ne pas avoir la possibilité de décliner l'invitation et de ne pas y participer.
Résultat, plus de 4 salariés sur 10 (44%) utilisent leur téléphone intelligent ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant ces réunions, selon l'étude. Ils consultent alors leurs courriels (57%), en envoient (43%), travaillent leurs dossiers (40%) ou consultent internet (22%) tandis que 46% disent prendre des notes sur le contenu de la réunion.
L'étude indique également que "seule une réunion sur quatre aboutit la plupart du temps à une prise de décision", selon les salariés qui sont seulement 33% à considérer que, lorsque des décisions sont prises, elles le sont "au plus près du terrain".
Trop de collaboration tue la collaboration
Par ailleurs, alors que les changements s'accélèrent, le rythme de prise de décision stagne par rapport à il y a 5 ans pour près de la moitié des personnes interrogées (49%) et tend même à ralentir, disent 28% d'entre elles. Près de quatre salariés sur dix (39%) jugent la collaboration "globalement inefficace".
Le cabinet commanditaire de l'étude, Empreinte Humaine, spécialisé dans la prévention des risques psychosociaux et la qualité de vie au travail, attribue ces résultats à ce qu'il appelle "la surcharge collaborative", la multiplication des consultations et des avis demandés, dont il n'est pas forcément tenu compte dans la prise de décision et dans l'établissement de la charge de travail du salarié.
Il souligne aussi que même les cadres ont encore "un faible niveau d'autonomie" pour agir sur leur charge de travail (55% indiquent pouvoir prendre des décisions) dans les entreprises, tandis que deux tiers des salariés estiment que les décisions sont très majoritairement prises par leur direction.
12 conseils pour être plus productif au travail
Prenez des pauses(01 of12)
Open Image ModalCela peut sembler contre-intuitif, mais ça marche! Des études suggèrent que prendre des pauses à intervalle régulier tout au long d’une journée de travail est essentiel à la productivité. La formule magique? Travailler pendant 52 minutes, puis prendre une pause de 17 minutes. Planifiez vos tâches par ordre de priorité et organisez votre horaire en conséquence. (credit:g-stockstudio via Getty Images)
Mangez des agrumes(02 of12)
Open Image ModalEn plus de fournir l’apport quotidien en vitamine C, des recherches ont démontré que l’arôme des agrumes pouvait aussi contribuer à rendre une personne plus vigilante. (credit:lacaosa via Getty Images)
Levez-vous(03 of12)
Open Image ModalRester assis toute la journée vous assure que votre niveau de concentration diminuera d’heure en heure. Sans mentionner que ce n’est pas du tout sain, et ce, autant pour le corps que l’esprit. Se lever régulièrement, ne serait-ce que pour quelques secondes, contribue d’autant plus à une bonne circulation sanguine. (credit:JGI/Jamie Grill via Getty Images)
Visionnez une vidéo de chat(04 of12)
Open Image ModalComme si vous aviez besoin d’une raison! Mais une étude datant de 2012 a démontré que regarder une vidéo mignonne pouvait aider à accroître le niveau de concentration. Suffit simplement de ne pas abuser des bonnes choses! (credit:Azaliya via Getty Images)
Essayez la «méthode 20-20-20»(05 of12)
Open Image ModalL’homme est facilement stressé et surstimulé. Permettre au cerveau de prendre une pause de temps à autre est donc on ne peut plus nécessaire. La technique du 20-20-20 consiste à regarder un objet se trouvant à environ 20 pieds de nous pendant 20 secondes toutes les 20 minutes. Cet exercice vous permettra par la même occasion de reposer vos yeux, ce qui est fortement conseillé si votre travail vous oblige à fixer un écran durant de longues périodes de temps. (credit:Thomas Barwick via Getty Images)
Planifiez vos réunions à 15 heures(06 of12)
Open Image ModalLe stress venant avec la préparation d’une réunion tôt en matinée ne rend service à personne. Le meilleur moment de la semaine pour tenir une réunion, selon une étude, serait à 15 heures le mardi. Le moment est suffisamment tard dans la journée pour que vous ayez eu le temps d’accomplir vos tâches les plus importantes sans vous donner l’impression par la suite de devoir rattraper le temps perdu. (credit:Blend Images - JGI/Jamie Grill via Getty Images)
Encore mieux, tenez vos réunions en marchant(07 of12)
Open Image ModalUn peu d’exercice, l’air frais, pas d’ordinateur… que demander de plus? Tenir une réunion en marchant stimulerait d’autant plus la créativité des personnes présentes, en plus d’accroître leur bien-être. (credit:Milan Zeremski via Getty Images)
Prenez de grandes respirations(08 of12)
Open Image ModalCela vous aidera à relaxer et à réduire votre niveau de stress. Même quelques respirations vous rendront plus serein. Et une personne détendue est toujours plus productive! (credit:AntonioGuillem via Getty Images)
Désactivez vos alertes(09 of12)
Open Image ModalLes alertes de votre téléphone intelligent vous distrairont à coup sûr. La culture d’aujourd’hui nous pousse à effectuer plusieurs tâches en même temps, mais il s’avère du coup beaucoup plus difficile d’en compléter une efficacement. Désactiver les alertes de votre téléphone vous aidera à rester concentré et à venir à bout de votre liste de tâches beaucoup plus rapidement. (credit:Lumina Images via Getty Images)
Réorganisez votre liste de tâches(10 of12)
Open Image ModalIl y a toujours une tâche que vous remettez continuellement à plus tard, vous donnant du coup l’impression que vous ne venez jamais à bout de tout ce que vous avez à faire. Pour vous sortir de ce cercle vicieux, établissez un horaire précis pour l’accomplissement de vos tâches plutôt que de simplement les noter et les effectuer selon votre humeur. (credit:moodboard via Getty Images)
Faites une sieste(11 of12)
Open Image ModalPlusieurs études suggèrent que faire une sieste de 10 à 20 minutes durant la journée améliorerait grandement l’humeur en plus d’accroître le niveau de productivité et de concentration. (credit:Henrik Sorensen via Getty Images)
Laissez le travail au bureau(12 of12)
Open Image ModalLa technologie a réduit la frontière entre la vie professionnelle et la vie personnelle, ce qui peut contribuer à réduire votre productivité durant le jour. Vérifier 24 heures sur 24 le contenu de votre boîte de réception et compléter des tâches en dehors des heures de travail peuvent mener à l’épuisement, et parfois même au burn-out. (credit:Peathegee Inc via Getty Images)